Építkezések vagy informatikai fejlesztések kapcsán szemünk se rebben, ha azt halljuk, hogy az adott projekt lebonyolítását, az ütemtervnek megfelelő előrehaladását projektmenedzserek segítik. Ugyanakkor meglepődünk, ha a projektmenedzsment tevékenységet jogi feladatok teljesítésével összefüggésben emlegetik.

Ahogy azt Richard Susskind is megállapítja a "projektmenedzsment alkalmazásának óriási lehetősége van a jog területén." (Susskind: Az ügyvédség vége?, Complex Kiadó, 2012, 122. o.) Gondoljunk bele: gyakran a jogi feladatok elvégzésében párhuzamosan többen működnek együtt, és nemcsak jogászok. A feladatok pedig egészen komplexek is lehetnek (peres ügyek, vállalatfelvásárlások, különböző finanszírozással kapcsolatos ügyletek), amelyek áttekintéséhez, megfelelő koordinálásához külön szakértelem és odafigyelés kell. Bár sok jogász gondolja magáról, hogy - az évek alatt magára szedett tapasztalatnak köszönhetően - a projektmenedzsment feladatokat is könnyen meg tudja oldani és mintegy mellékesen a jogi munka végzése mellett, kézben tartja az egész folyamatot. Sajnos, ez nem ilyen egyszerű.

Az alábbiakban a Fahn Ügyvédi Iroda munkatársai, dr. Fahn Gábor és dr. Romhány Gergely segítségével mutatjuk be a jogi projektmenedzsment általános és gyakorlati kérdéseit. A Fahn Ügyvédi Iroda Magyarországon szinte egyedülálló módon nyújt kifejezetten jogi projektmenedzsment szolgáltatást is ügyfeleinek, felismerve, hogy a jogi projektek kezelése egy külön terület, amely elkülönül a klasszikus ügyvédi feladatok ellátásától.

LawyerUpdate: Hogyan határoznák meg a jogi projektmenedzsmentet?  Mik a jogi projektmenedzser legfőbb feladatai?

Fahn Ügyvédi Iroda: Mindenekelőtt meg kell különböztetni egymástól a (i) jogi ügyek projekt szemléletű kivitelezését, illetve szervezését, (ii) a beruházási, fejlesztési jellegű projektek kapcsán a jogi projektmenedzsment tevékenységet, mint szolgáltatástípust, valamint (iii) egy működő szervezetben a jogi projektmenedzser szerepkört. 

Általánosságban a jogi projektmenedzser legfőbb feladatai a projekt lehetséges jogi kérdéseinek előzetes felmérése, azonosítása, tervezése, jogi kockázat elemzés és a feladat végrehajtás menedzsmentje.

A jogi projektmenedzser szerepe kettős: amikor ügyvédekkel dolgozik akkor projektmenedzser, amikor a projekt más résztvevőivel (pl. projektmenedzserekkel és szakértőkkel), akkor inkább jogász.

Mi a jogi projektmenedzsment célja?

A jogi projektmenedzsment elsődleges célja a projekt során felmerülő jogi feladatok megtervezése, az adott projektben résztvevő szakértők és projektmenedzserek munkájának előzetes összehangolása, a kockázati tényezők felmérése, az érdekelt szereplők közötti kommunikációs összhang megteremtése, a jogi kérdéseket illetően a szereplők közös platformra terelése, továbbá a jogi kérdések kapcsán az integrált információáramlás biztosítása.

A projekt megvalósítása során a fő célja pedig a projekt megvalósítását azáltal biztosítsa, hogy a felmerülő jogi problémákat a lehető leggyorsabban kezeli és a projekt céljára tekintettel megoldásokat keres. A jogi projektmenedzsmentnek nincsenek egyedi, illetve eltérő eszközei a klasszikus projektmenedzsmenttől, amennyiben a jogi szaktudást és tapasztalatot nem tekintjük ilyennek.

Célja és feladata továbbá, hogy az érdekelt felek körülményeinek változásait folyamatosan kövesse, és amikor jogi szempontból jelentősége van, azokat időben átvezesse és adminisztrálja.

Mik a jogi projektmenedzsment fő eszközei?

A projekt kezdetekor a Projekt Alapító Dokumentum részét képezi a jogi projekt alapító dokumentuma, ami hasonlóan az eredeti projekt PAD-jához, szintén részfeladatokra bontja a jogi feladatokat, meghatározza azok várható terjedelmét, költségét, határidejét, felelőseit. Ezt követően a jogi projekt megvalósítását is tervezni szükséges, majd pedig ezt a tervezést összhangba kell hozni az eredeti projekt részfeladataival, meghatározni az egyes részfeladatok és jogi részfeladatok közötti függőségi viszonyokat, mérföldköveket és kritikus pontokat. Ezt rendszerint mi is folyamatábrákkal, előrehaladási táblázatokkal és előrehaladási jelentésekkel dokumentáljuk és követjük, és mi is számos projektvezetési szoftvert használunk a projekt megvalósulásának folyamatos követéséhez, újratervezéséhez.

De a projektvezetésnek nem csak technikai eszközei vannak, mi az egyes projektvezetési módszertanokat is ide soroljuk.

Milyen ügyekben, ügytípusokban alkalmazható?

Főleg olyan projekt esetében javasoljuk a használatát, ahol már a projekt elején látható, illetve valószínűsíthető, hogy sokféle és szerteágazó jogi kérdések, problémák merülhetnek fel. Különösen akkor lehet előnyös jogi projektmenedzsment igénybevétele, amikor a projektben részt vevők különböző szektorokból érkező szereplők (cég, állam, önkormányzat, hatóság, NGO stb.), mivel az ilyen beruházásokkal, fejlesztésekkel kapcsolatosan szükséges lehet az egyes részfolyamatokhoz kapcsolódó szabályozás ad absurdum szabályalkotási tevékenységek integrálása már a projekt kezdetétől fogva.

Mi az előnye, esetleg hátránya az ügyfél szempontjából?

Tervezhetőbb, olcsóbb, hatékonyabb a döntések előkészítése.

Fontos azonban azzal tisztában lenni, hogy a jogi projektmenedzser szerep egy projekten belüli szerep, jól elkülönített feladatokkal és hatáskörrel, és nem a jogi projektmenedzser feladata a jogi feladatok gyakorlati megoldása. Az ő feladata a jogi feladatok szervezése, visszamérése és szükség szerint újratervezése. A projekt szempontjából ez előny, mert a jogi kérdések, problémák egy dedikált szereplőt kapnak a projektszervezetben, viszont más szempontból ez külön költséget is jelent. Továbbá, nem szabad abba a hibába esni, hogy a meglévő, belsős jogász nyakába akasztják ezt a feladatot is, mert ennek a szereplőnek feltétlenül külsősnek kell lennie, hogy csak a projektben ellátandó feladatokra tudjon koncentrálni. Ugyanakkor, ami a legelőnyösebb az ügyfél szempontjából, hogy nem 5-10 ügyvéddel kell kapcsolatot tartania egyes jogi kérdések kapcsán, hanem az ő jogi projektmenedzserre fogja az 5-10 ügyvéddel a problémákat leegyeztetni, és ez idő, energia és költséghatékony megoldás. Nem utolsó sorban, jogász a jogásszal könnyebben megérti magát, és minél több ilyen konfliktust sikerül előre rendezni a projektek során, annál nagyobb az esélye a sikeres projekt megvalósításának. 

Mi az előnye, esetleg hátránya az ügyvéd szempontjából?

Előnye, hogy a jogi projektmenedzser az ügyfelet képviseli, viszont jogi szaktudással bír, így a felek azonnal közös nevezőről indulnak, azonos „nyelvet” beszélnek. Ez triviálisnak hangozhat, a gyakorlatban mégsem ennyire az. Hátránya lehet, hogy mivel van egy, a kommunikáció hatékonyságát és gyorsaságot elősegítő projektmenedzser a folyamatban, így az ügyvéd oldaláról kevesebb munkaórát igényel az együttműködés. Ennek a hátrányát, gondolom, nem kell külön magyarázni.  Szintén előny, hogy a projektmenedzsment költségek terhére lehet ügyvédi költséget tervezni. Ezen túlmenően nagy előny, hogy a projekt előrehaladása során keletkező jogi incidens esetén kevesebb munkaórát kell tölteni az iratok megismerésével, mert a jogi projektmenedzser a projekt elejétől tisztában lesz a projekthez kapcsolódó összes jogi kérdésessel.

Az ügyfél és az ügyvéd szempontjából is előny, hogy a projekthez jogi projektmenedzser alkalmazásakor a jogi munkákat már előzetesen lehet tervezni, így a lehetséges jogi költségeket is, valamint ha menet közben szükséges is lesz további jogász bevonása, a jogi projektmenedzser át tudja adni az üggyel kapcsolatos aktuális jogi helyzetet, és nem kell számtalan munkaórát beleölnie az ügyvédnek az iratok tanulmányozásába.

Mióta alkalmazzák a jogi projektmenedzsmentet az ügyvédi praxisukban?

A jogi projektmenedzsment alkalmazható mint feladatkör egy projekt vonatkozásában, de mint ügyfél kezelési módszertan is. Ügyfeleink ügyeinek vonatkozásában körülbelül 2 éve vezettük be a projekt jellegű ügykezelést.  2 évvel ezelőtt a nulláról kezdtük ezt felépíteni, s irodánk ügyfélkörének túlnyomó többségét már ezen módszertan szerint támogatjuk.

Miért döntöttek a módszer bevezetése mellett?

Több megbízásunk során is felmerült, hogy a projektben részt vevő jogászok, mérnökök, pénzügyesek, közgazdászok, illetve a résztvevő cégek, szervezetek in-house (belsős) jogászai nem beszélnek „egy nyelvet”, ezért párhuzamos feladat végrehajtások, félreértések és késedelmek sora hátráltatta a projektmenedzsmentet a tervezett projekt előrehaladás megvalósításában. Erre a „bábeli zűrzavarra” kezdtünk el megoldásokat keresni. 

Mit jelent a jogi projektmenedzsment alkalmazása a mindennapi munka során? Mit tapasztalnak meg ebből az ügyfelek?

Azt tapasztaltuk, hogy egy-egy ügyfélnek sokféle jogi ügye lehet és az ezek megvalósításába bevont kollégák sokszor nincsenek tisztában a többiek által végzett feladatokkal; a határidők, részfeladatok és felelősök nem egyértelműek. Ezért döntöttünk úgy, hogy minden jogi ügyet projekt szerűen építünk fel, tervezünk meg és valósítunk meg. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy új ügy kezdetekor nem csupán tényvázlatot készítünk, de kijelölésre kerülnek az ügy felelősei. Az ügy ura (projektvezető) előzetesen felvázolja a várható feladatokat, azok felelőseit (projekt résztvevők), a határidőket és a döntési pontokat. Így egyszerűbb a számonkérés és a feladatok utánkövetése, valamint az ügyfél felé is egyértelműbben riportolható a megbízás teljesítése.

A jogi projektmenedzsment kézzelfogható megjelenési formái például az előrehaladási táblázat és a best practice gyűjtemény.

Mik az eddigi tapasztalataik? Hol jelentkeznek az előnyei?

Mi mindig sok külsős partnerrel dolgozunk, így a feladatok megfelelő szervezése elengedhetetlen. A kollégák szeretik az általunk használt eszközöket és módszert, mert számukra is egyértelműbb, hogy mi a feladatuk, nincsenek félreértések, a kollégák nem várnak egymásra és nincsenek párhuzamos munkavégzések. A munkamenet kiszámíthatóbb, az ügyfélnek tervezhetőbbek a jogi költségei, nem utolsósorban a projekt jogi menedzsere kezdettől fogva ismeri a projektet, tehát ha egy probléma felmerül, akkor nem kell az újonnan belépő jogászt a végrehajtási szakaszban betanítani a projektre, illetve az addig történtekre. Az ügyfél így nyer egy projektvezetőt és egy jogászt is egyben.

Milyen informatikai megoldásokat vesznek igénybe a jogi projektmenedzsment során?

Használunk projektvezetési és projekttervezési szoftvereket, ahol a projektek és a részfeladatok várható idő, embernap és költség igényeit, a részfeladatok függőségeit tudjuk tervezni és vezetni. Ezen kívül használunk különböző csoport kommunikációs megoldásokat, ahol zártan, biztonságosan, projektek szerint szétválasztva tudunk kommunikálni, és ezek kompatibilisek mind a desktop, mind pedig a mobil eszközeinkkel, s most bevezetés alatt van egy hardware kulcsos megoldás is a szoftverek, felhasználói fiókok biztonságának növelése érdekében.

Ezenkívül használunk feladatkiosztást elősegítő programokat, valamint tudásanyag, know-how gyűjtő platformot is, ahol kollégák projektenként gyűjtik a kialakult legjobb gyakorlatokat, ágazati trendeket és minden olyan információt, amik segíthetik egy későbbi hasonló  megbízás teljesítése során.  Jelenleg modellezzük az eddigi tapasztalataink alapján a jogi munkafolyamatok tipizálását, integrált folyamatszervezését, illetve az intelligens adat-, gyakorlat- és tapasztalat feldolgozás lehetőségeit.

Piacon elérhető eszközöket folyamatosan tesztelünk, de még nem döntöttünk véglegesen, további 1-2 év projekttapasztalat alapján szeretnénk majd egy saját szoftverfejlesztést is végezni, terveink szerint Horizon 2020 konstrukcióban.

Az ügyfelektől milyen visszajelzések érkeznek?

Ennek a szemléletnek a bevezetése az ügyfeleknél is még zajlik, az előzetes jogi kockázatelemzésre kaptunk jó visszajelzéseket, mint hasznos segítséget.

Milyen módon mérik az eredményességet?

Jogi természetű ügyekben az eredményesség mérése nehéz, viszont a projektek vonatkozásában, ha egy projekt sikeres és az előre tervezett határidőben megvalósul, akkor mondhatjuk, hogy a jogi projektmenedzsment is hatékony volt.

Ha valaki belevágna a jogi projektmenedzsmentbe, szüksége van ehhez valamilyen speciális képzettségre, felkészültségre, és ha igen, hogyan lehet azt megszerezni?

Ha röviden szeretnénk válaszolni erre a kérdésre, akkor a tudásmegosztás módszertanát kell megtanulni, illetve kell egyfajta nyitottság is az új ágazatok felé, hiszen minden projekt más és más tudást és készségeket igényel.

Vannak nagyon jó projektmenedzsment képzések, alapvetően ezek elsajátítása javasolt. Az ügyek ilyen formában való felépítése és kezelése tanulható, de ez komplexebb gondolkodásmódot is igényel, ami eltér a klasszikus jogász gondolkodásmódtól.

(fotó: stock photo, www.photodune.net)